General Ledger_ konsep sistem informasi

 Pengertian General Ledger adalah

¨      Pengertian General Ledger :
Kode dari suatu kumpulan rekening atau account yang telah dikelompokkan dan digolongkan berdasarkan manfaat, sifat dan tujuan.

¨     General Ledger mencatat semua transaksi keuangan untuk disusun menjadi sebuah laporan keuangan yang menjadi pertanggung jawaban pengelola pada pihak management.

¨     catatan akuntansi utama bisnis yang menggunakan-entry pembukuan ganda. Biasanya akan mencakup akun untuk item seperti aktiva lancar, aktiva tetap, kewajiban, item pendapatan dan beban, keuntungan dan kerugian. Setiap General Ledger dibagi menjadi bagian debet dan kredit.

Fungsi-Fungsi General Ledger

1. Kode Perkiraan (Chart Of Account)

            Bagan account adalah daftar semua akun dalam buku besar umum, setiap account disertai dengan nomor referensi. Untuk mendirikan sebuah tabel account, perlu terlebih dahulu mendefinisikan berbagai rekening yang akan digunakan oleh bisnis. Setiap account harus memiliki nomor untuk mengidentifikasi hal itu. Untuk usaha kecil, tiga digit mungkin cukup untuk nomor rekening, walaupun lebih angka yang sangat diinginkan agar memungkinkan untuk account baru yang akan ditambahkan sebagai perkembangan bisnisDengan lebih digit, rekening baru dapat ditambahkan dengan tetap menjaga urutan logis. Bisnis kompleks mungkin memiliki ribuan rekening dan memerlukan account lagi nomor referensi. Hal ini berguna untuk menempatkan menempatkan pikiran ke nomor rekening dalam cara yang logis, dan mengikuti standar industri tertentu

             Kode perkiraan / COA / Chart Of Account dipakai untuk menyimpan nilai dari semua transaksi yang ada di perusahaan dan dimasukan kedalam pos-pos perkiraan yang bersesuaian dengan transaksi tersebut.
Didalam COA kita dapat :

§  Menambah account baru

§  Mengedit account

§  Mendelete data account

§  Melihat data

2. Merencanakan Anggaran
    Anggaran adalah rencana yang menguraikan organisasi keuangan dan tujuan operasional. Sehingga anggaran dapat dipikirkan sebagai sebuah rencana aksi; perencanaan anggaran bisnis membantu mengalokasikan sumber daya, mengevaluasi kinerja, dan merumuskan rencana.
    Ketika merencanakan sebuah anggaran dapat terjadi kapan saja, untuk banyak bisnis, perencanaan anggaran merupakan tugas tahunan, di mana anggaran tahun lalu ditinjau dan proyeksi anggaran yang dibuat selama tiga atau bahkan lima tahun.
    Dasar proses perencanaan anggaran yang melibatkan listing bisnis tetap dan biaya variabel secara bulanan dan kemudian memutuskan alokasi dana untuk mencerminkan tujuan bisnis. (Untuk lebih lanjut tentang biaya tetap dan variabel, lihat Analisis titik impas.)
    Bisnis sering menggunakan jenis anggaran khusus untuk menilai bidang tertentu operasi. Arus kas anggaran, misalnya, proyek bisnis Anda kas masuk dan keluar selama jangka waktu tertentu. Kegunaan utama itu adalah untuk memperkirakan kemampuan bisnis Anda untuk menerima lebih banyak uang daripada membayar keluar.
    Dan jika Anda berencana untuk memulai sebuah bisnis, perencanaan anggaran memainkan peranan penting dalam menentukan awal dan biaya operasi. Rencana Keuangan Bagian dari Rencana Bisnis memberikan informasi mengenai menghitung operatiing start up dan biaya, serta menentukan budget pengeluaran keuangan secara global perusahaan tersebut.
Fungsinya adalah

         Tambah data

         View/cetak

         Edit data

3. Journal

       Jurnal dipakai untuk mencatat semua jurnal yang ada hubungannya dengan pembelian, penjualan, pembayaran, biaya karena jurnal tersebut sudah dikaitkan dengan transaksi pembantu masing-masing. Jurnal umum hanya mencatat jurnal-jurnal koreksi dan jurnal lainnya selain jurnal transaksi diatas.
Fungsinya:

        Tambah data

         Lihat data

         Edit data

         Delete data

4. Membuat Periode Akuntansi

       Setelah Chart Of Account selesai dibuat, user harus mendefinisikan Periode Akuntansi, yaitu suatu proses untuk mengadakan penghitungan jumlah transaksi terhadap suatu akun dan mengarsipkan saldo awal dan saldo akhir untuk akun tersebut, dan juga sebagai tanda bahwa periode yang bersangkutan telah ditutup dan tidak bisa menambah jurnal-jurnal baru lagi.
Fungsinya:

       Tambah data

       Cari data

       Lihat data

       Edit data

       Delete data

5. Closing Periode

        Pada akhir periode, user dapat melakukan Posting Jurnal. Posting Jurnal harus dilakukan jika user ingin melihat laporan neraca.
Fungsinya:

       Posting data

6.   Posting Untuk General Ledger

    Jika Anda memilih untuk Posting Untuk General Ledger, bets diposting di semua modul lain akan mengupdate modul yang berasal transaksi, kemudian buat General Ledger batch transaksi. Maka anda harus posting batch tersebut dalam General Ledger juga, untuk memperbarui posting rekening untuk transaksi.
    Ada satu pengecualian untuk diingat- Bank transaksi semua transaksi tunggal - tidak ada batch di Bidang Perbankan. Namun, jika Anda memiliki Transaksi Bank diatur ke Post Untuk, batch secara otomatis dibuat oleh GP untuk setiap transaksi. The Batch ID will begin with 'CMTRX'. The Batch ID akan mulai dengan 'CMTRX'.
    Melalui post General Ledger File, Anda dapat memilih untuk memiliki General Ledger account diperbarui secara otomatis ketika Anda posting dari modul lain ke General Ledger. Jika Anda menandai Posting General Ledger File Melalui pilihan, bets diposting di modul lain secara otomatis mengupdate modul yang berasal dari transaksi dan rekening posting yang sesuai di General Ledger.

    Fungsi UnPosting adalah kebalikan dari Posting. Hal ini dilakukan jika user ingin merubah jurnal yang telah diposting sehingga menghasilkan laporan yang sesuai.
Fungsinya:

      Lihat data

               Edit data

7. Transaksi Pembayaran ke Supplier

         Proses ini diawali dengan menggunakan data supplier sebagai data mentahnya. Lalu proses pembayaran kepada supplier dilakukan oleh AP yang kemudian akan di summary kan kebagian General Ledger.
Fungsinya:

               Tambah data

                Lihat data

                Edit data

                Delete data

8. Melihat Laporan

         Beberapa laporan General Ledger yang dapat dilihat antara lain: Laporan Jurnal Buku Besar untuk setiap perkiraan,   Laporan Jurnal Semua Perkiraan, Laporan Neraca, LaporanRugi/Lab, dan lain-lain.

       Laporan neraca

      Laporan COA

      Laporan Transaksi ke Supplier

       Laporan jurnal

       Laporan pembayaran supplier

Manfaat Program General Ledger :

    Meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisasi human error dalam proses akuntansi dimulai dari jurnal, kas masuk dan kas keluar, pembuatan laporan keuangan.

    Menjaminan akurasi perhitungan dan melindungi  dari masalah kerusakan data, kehilangan data.

     Program ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu.

     Sistem ini dirancang untuk setiap level user diset dalam ruang lingkup pekerjaan yang berbeda berdasar sistem otorisasi, yang dibagi berdasarkan : administrator, administrator aplikasi, dan operator.

Tujuan Penggunannya :

       Mencatat transaksi jurnal.

       Penomoran bukti jurnal yang sangat fleksibel.

       Buku Besar dan Neraca Saldo dapat dilihat setiap saat tanpa perlu proses posting.

       Melakukan perhitungan saldo buku besar secara akurat.

       Sederhana dan mudah digunakan.

       Menghasilkan financial statement (balance sheet, profit & loss statement) yang dijadikan acuan untuk mengukur kinerja perusahaan secara umum.